Reprenez la main sur votre rentabilité cabine

Par Florence KOWALSKI, spécialiste stratégie et rédaction de contenus, copywriting, storytelling pour les hôteliers indépendants et les professionnels du bien-être.

Temps d’installation non maîtrisés, créneaux de soin mal pris : ces « angles morts » peuvent plomber gravement votre rentabilité cabine. Bonne nouvelle : il est souvent simple de les corriger dès que vous en prenez conscience. Alors, avant d’investir dans une technologie de pointe ou une nouvelle marque de soins pour relancer votre activité, faites vos comptes !

En arrivant au spa ce matin, vous regardez votre planning. Vous voyez des créneaux de soins répartis sur l’ensemble de la journée et vous vous dites qu’a priori, c’est « pas trop mal » en remplissage. Et comme les journées se suivent ainsi, vous vous dites qu’en fin du mois, le chiffre d’affaires et la rentabilité devraient suivre. Sauf que ce n’est pas le cas. Le CA horaire est décevant et vous ne voyez pas vraiment comment améliorer ça.

Comme dans de nombreux domaines, le spa a ses « angles morts » : ces petites choses anodines auxquelles on ne prête pas attention, dont on néglige l’impact et qui peuvent porter (gravement) préjudice si vous ne les surveillez pas.

L’installation en cabine : ce temps qu’on ne facture jamais… et qui coûte cher

La scène est familière. Ce matin vous avez un client à 9h00, censé se présenter 10mn à l’avance pour entrer en cabine quelques minutes avant cette heure pour commencer son soin à 9h00 pile.

– 08h56 : le client arrive, s’excuse, vous explique qu’il n’a pas réussi à se garer… Vous vous dîtes que pour gagner du temps, vous allez lui proposer de se changer en cabine.
– 9h00 : vous l’amenez en cabine, vous validez le soin qu’il souhaite, vous remplissez avec lui en direct son questionnaire bien-être puisqu’il n’a pas eu le temps de le faire avant son soin, vous le laissez, il se déshabille et s’installe.
– 9h15 : vous entrez pour commencer votre soin. Vous ne vous stressez pas car vous vous dîtes que de toute façon, il n’y a pas de soin après.
– 10h15 : le soin est terminé. Le client se rhabille en cabine (puisque ses affaires sont sur place.)
– 10h25 : dans le meilleur des cas, votre client ressort, vous l’accompagnez en tisanerie et vous courez refaire votre cabine en vous réjouissant secrètement qu’aucun soin ne soit venu se rajouter.
Temps de soin facturé : 1h00.
Temps réel de mobilisation cabine et praticienne : 1h35.

Pourquoi n’encaisser que 60 minutes ?

La situation vous semble caricaturale ? Pas tant que ça car nous sommes nombreux à avoir vécu ce genre de situation, avec des clients en retard, qui reviennent régulièrement, qu’on ne veut pas contrarier en leur abrégeant leur soin… Mais si vous acceptez de le faire, c’est que vous n’avez pas encore conscience que ces temps d’installation cabine sont du temps non facturé, c’est-à-dire du temps pendant lequel ne rentre aucun chiffre d’affaires alors qu’on utilise une cabine et une praticienne.

Dans l’exemple ci-dessus, c’est exactement le cas. Vous avez immobilisé une cabine 90 minutes pour n’encaisser «que» 60 minutes de chiffre d’affaires. Et ce temps supplémentaire non facturé, non suivi, non valorisé… vous le payez.

Combien perdez-vous réellement ?

Faisons le calcul avec un soin à 120 € TTC pour 60 minutes de soin.
– Soin facturé : 120 € TTC soit 100 € HT.
– Temps réel cabine : 90 minutes.
Soit un CA horaire réel : 100 ÷ 1,5 = 66,6€ HT/heure, insuffisant pour dégager de la rentabilité.

Pourquoi c’est un « angle mort » ?

Parce que le temps d’installation est « hors champ. » Quand on calcule son prix de soin, on a souvent coutume de :
– partir d’un prix à la minute,
– qu’on multiplie par la durée effective du soin,
et qu’on ramène ensuite à la durée du soin temps d’installation et de remise en état cabine inclus. Cela signifie qu’on ne valorise pas ce temps-là et qu’on dilue le chiffre facturé pour ce seul soin sur la durée d’occupation de la cabine. Ainsi le logiciel de planning indique un temps blocage de « 60 min » mais vous, vous n’encaissez pas 60 min de chiffre d’affaires. Et c’est exactement le même souci en un peu plus défavorable encore quand vous faites des soins d’une durée effective de 60 min, que vous facturez bien 60 x le coût de la minute de soin, mais pour lequel vous bloquez 1h15 (cela veut dire que vous intégrez 15 min de remise en état cabine.)

Temps de remise en état cabine = temps de vente produits ?

Dans certains établissements, les spas managers bloquent 15 min de temps d’installation et de fin de soin (ex : 60 min pour 45 min de soin) pour donner le temps aux praticiennes de vendre les produits après leur soin. L’idée est évidemment intéressante mais, dans ce cas, vous devez mesurer l’efficacité de ces 5 minutes supplémentaires sur la réalisation des ventes. J’ai constaté par expérience que les ventes que nous pouvons faire en tant que praticiennes se font essentiellement en cabine, au moment où nous expliquons à la cliente les différentes étapes de son soin visage et les produits qui vont être utilisés. Si celle-ci a apprécié l’application pendant le soin et vu les effets à la fin de son traitement, la vente est pratiquement faîte au moment où le soin se termine. Et s’il y a besoin d’argumenter un peu plus, alors la réceptionniste spa ou la spa manager prennent le relais. Mais, surtout dans de grands spas, une praticienne qui entreprend une vente hors cabine, après son soin, une fois la cliente hors de cabine, c’est la quasi-assurance d’un client suivant pris en retard.

Donc rallonger le temps de remise en état de la cabine pour permettre aux praticiennes de vendre plus, c’est possible mais, dans ce cas, c’est à prendre en compte dans vos indicateurs.

Comment corriger ça ?

– Chronométrez les soins depuis le moment de l’entrée en cabine à la remise en état complète de celle-ci et multipliez cette durée par votre coût minute que vous aurez calculé de façon précise, en intégrant bien toutes vos charges. Attention, ne vous trompez pas sur ce calcul car ce coût à la minute sera la base de la majorité de vos recettes.
– Calculez votre chiffre d’affaires horaire réel sur cette base, en intégrant ces temps invisibles.
– Recalibrez votre carte : proposez des formats 50 min/80 min pour éviter le 60/90, plus compliqué à gérer en termes de planning.
– Réduisez les temps d’installation superflus (pas de déshabillage en cabine, pas de prise en charge client en retard, pas de bonus pour les clients fidèles parce que vous n’avez personne comme on voit encore trop souvent…).
– Préparez le linge en amont pour gagner 5 à 8 minutes par soin.

Vous aurez davantage de créneaux disponibles à la journée, des soins plus fluides, et mieux rythmés, un chiffre d’affaires horaire réaligné avec la réalité… et une rentabilité qui respire !

Les créneaux de soins qui s’enchaînent mal : des minutes perdues qu’on ne récupère jamais

Vous venez de consulter le planning de la journée et vous vous dîtes : « Le planning n’est pas rempli mais c’est encourageant ». Les créneaux réservés sont les suivants :

– 9h30 – 10h30
– 11h15 – 12h15
– 13h45 – 14h45
– 15h00 – 16h00
– 17h15 – 18h30.

Pour une ouverture de spa à 9h à 19h, soit pour 10h de soins disponibles, 5h30 sont déjà réservées. Pas mal… mais il y a peu de chances que vous en vendiez beaucoup plus. Pourquoi ? Parce que tous vos créneaux restants ne permettent pas de caler des soins. Donc oui, vous avez une journée a priori « chargée » sur le papier mais un taux d’occupation réel à 55 % qui ne s’améliorera peut-être pas beaucoup.

En théorie, remplir un planning ainsi peut sembler être un cas d’école. Et pourtant, nous sommes nombreux à avoir déjà vu ce genre de situation pour laquelle on nous répond souvent que « Comme il n’y a pas grand monde, on prend tout ce qui vient et on ne contredit pas le client… ».

Concernant le temps disponible entre les soins, beaucoup diront que « Ce n’est pas grave car il y a toujours quelque chose à faire dans un spa… ». Oui, c’est vrai, mais dans l’absolu, l’objectif n’est pas d’occuper les équipes pour qu’elles ne s’ennuient pas. C’est d’optimiser la rentabilité du spa.

Pourquoi c’est un angle mort ?

Cette mauvaise planification des soins est liée à la souplesse laissée à la clientèle. Comme pour les temps d’installation, le problème part d’une bonne intention :

– « Vous préférez 10h10 ou 10h50 ? »
– « Si 11h30 est trop juste pour vous, on peut vous faire un 45 min à 11h40/45 comme ça, on vous prend quand vous arrivez… »

En réagissant ainsi pour être serviable ou parce que « Le planning est vide donc c’est super, le client peut choisir » (ce sont des choses qu’on entend encore souvent), vous laissez le client prendre le pilotage de votre chiffre d’affaires, puisqu’il va décider du meilleur moment pour lui, alors que ça ne le sera pas forcément pour vous. Derrière cette situation, il y a un vrai manque d’anticipation. Vous n’avez :

– Pas de cadre de rendez-vous type : « À quelle heure je choisis de faire commencer les rendez-vous ? »
– Pas de process de scénario de remplissage optimal : « Quel créneau je pousse en premier auprès des clients, puis en second… pour suivre un ordre de remplissage du planning ? »
– Pas de stratégie de segmentation des créneaux : « Quelles durées je vends à quels moments de la journée ? »
Résultat : vous remplissez à la volée en prenant tout ce que vous pouvez mais, finalement, jamais au maximum !

Comment corriger ça ?

– Créez des trames de journée type, avec des créneaux fixes et calibrés.
– Bloquez des séquences : 10h/11h30/13h/14h30/16h, par exemple.
– Formez la réception à remplir en « Tetris optimisé », pas à l’aveugle.
– Analysez les périodes creuses et créez des offres internes pour ces horaires-là.
– Réduisez les temps tampon injustifiés (si le soin est de 50 min, pourquoi laisser 90 min ?).

Vous aurez ainsi :
– Un planning plus dense mais plus fluide.
– Une meilleure anticipation de votre organisation d’équipe (pas de praticienne qui attend 1h entre deux soins).
– Plus de chiffre d’affaires sans générer plus de fatigue, juste en structurant mieux votre organisation.

Comme souvent, vous n’avez peut-être pas besoin de vendre plus. En prenant conscience de ces deux angles morts (temps d’installation invisibles et plannings remplis de façon non optimisée), vous reprenez la main sur la vraie rentabilité cabine. Ce sont des leviers mesurables, actionnables dès demain et qui, bien utilisés, peuvent améliorer à la fois votre marge et le confort de vos équipes.

Alors, avant de complexifier votre offre ou d’acheter une nouvelle technologie, posez-vous cette question : « Est-ce que toutes mes minutes sont bien vendues ? »

L’objectif n’est pas d’occuper les équipes pour qu’elles ne s’ennuient pas, mais d’optimiser la rentabilité du spa