Pourquoi le spa peut faire de vous des managers exceptionnels ?Communication présentée au Village Spa, dans le cadre du 49ème Congrès International Esthétique et Spa, animée par Florence KOWALSKI, Directrice de Spaboosting, développement commercial pour spas hôteliers, concepts bien-être, design de soins et storytelling spa, avec Colette AUDEBERT, Responsable d’Exploitation au sein de la société Equalia, Élise ROULON, Directrice Spa, Royal Champagne Hôtel & Spa*****, Margaux KOZIEL, Spa manager, Loiseau des Sens, le spa du Relais Bernard Loiseau*****, Saulieu.

Si le métier de spa manager fait rêver, au quotidien, c’est un métier difficile avec énormément de contraintes et peu de reconnaissance. Malgré tout, ces difficultés développent de belles compétences humaines et managériales.

UNE PERSONNALITÉ BUSINESS DANS UN MONDE DE RÊVE…

Florence Kowalski

Quand on est manager dans le domaine commercial, on fait gagner de l’argent, on fait des chiffres, on est quelqu’un de bien. Dans le spa, on est une arracheuse de poils, une faiseuse de papouilles, on est un peu centre de coût… Manager comme ça vous impose de dépasser le côté superficiel.

Colette Audebert

On demande aux spa managers d’être la seule personne du service qui soit rationnelle, factuelle, comptable, commerciale, alors que son rôle sur le terrain consiste à gérer des artistes, des gens qui ont de l’or dans les mains, qui sont dans l’émotionnel. Le spa doit vendre une expérience sur les cinq sens, un rêve, un souvenir impalpable… et la spa manager doit sortir des chiffres, des standards de qualité, des choses très factuelles et rationnelles !

Elise Roulon

Il faut que tout aille bien et vous n’avez tout simplement pas le droit de dire que vous avez un problème, ce qui fait que vous devenez rapidement très compétente puisque vous êtes la seule personne dans tous les cas qui pourra trouver la solution ! La montée en compétences est automatique. Le spa forme ainsi des managers exceptionnels avec une très large polyvalence.

Margaux Koziel

J’ai eu de la chance d’avoir un regard bienveillant de ma direction sur la prise en charge du spa. C’est une chance de ne pas être sujette à ce regard négatif qui est souvent porté sur notre métier.

L’ÉVOLUTION DU SPA

Colette Audebert

Il faut reconnaître que, depuis quelques années, le spa est en pleine période de transition. Il y a vingt ans, le spa hôtelier perdait de l’argent et ça n’avait aucune importance, personne ne connaissait cet univers. Deux, trois, quatre esthéticiennes travaillaient au spa. Avec le temps, elles sont devenues des spa praticiennes et finalement c’est une spa praticienne qu’on a décrétée spa manager, sans jamais prêter attention aux formations, à ce que le spa pourrait un jour devenir… À partir du moment où on a compris que le spa n’était pas que la cerise sur le gâteau de l’hôtel, qu’un lieu de papouilles, dans les directions, ils se sont tous dit : « Banco, on va faire de l’argent avec le spa ! ». Sauf qu’on fonctionnait autrement depuis vingt ans et on ne change pas un bateau de cette taille-là du jour au lendemain. Le spa évolue, les directions veulent absolument que le spa soit un centre de profits, mais on n’a pas encore digéré tout ce qui a pu se faire ces vingt dernières années en terme de gestion pour devenir un centre de profits comme les autres.

Florence Kowalski

Dans une conférence sur le linge, nous avons parlé de ratio, de 1,5 serviette pour une personne faisant un cours d’aquagym, on a parlé de pourcentage, de coût de revient du soin. C’est vraiment dans cette direction qu’évolue le métier et c’est en ça qu’il est dur. C’est un métier où on fait du manuel. À la base, si vous n’êtes pas manuel, si vous n’avez pas votre CAP, si vous n’avez pas fait de soins, vous n’avez pas votre légitimité auprès des équipes mais, en plus de ça, on vous demande d’être un pur gestionnaire. En restauration, on ne demande pas au chef de faire attention à ses coûts dans son restaurant étoilé qui n’est jamais rentable !

Colette Audebert

Comme on a fonctionné ainsi depuis toujours, comme la spa manager était souvent une spa praticienne, ça n’a jamais posé de problème de l’envoyer une fois en cabine, puis à la réception, au vestiaire. Pourrait-on imaginer demander au chef de cuisine d’aller servir les entrées en salle ou bien de couper les concombres ? Avec une spa manager, aucun problème.

Pourrait-on demander au chef de cuisine d’occuper différents postes ?

Florence Kowalski

Dans les grands groupes, on fait venir un manager qui n’a jamais fait votre métier mais on vous dit qu’il a suivi un cursus, il a la capacité de faire ce travail-là. En spa, ça ne fonctionne pas comme ça. Si vous ne conservez pas ce contact avec le terrain, c’est très compliqué d’obtenir le respect. La spa manager est une personne qui, à la base, a un métier très manuel et à qui on demande d’avoir un vrai savoir intellectuel, il faut du temps pour se former.

Pourquoi le spa peut faire de vous des managers exceptionnels ?

Spa manager : ne rien dire, tout supporter, tout gérer

Colette Audebert

Aujourd’hui, il faut avoir une expertise dans le spa, alors que la tendance actuelle consiste à prendre des purs managers et à les déplacer selon les besoins en se disant, peu importe, c’est un manager, il gère une équipe. Mais au spa, l’expertise est obligatoire.

L’ART D’ÉCHANGER AVEC LA DIRECTION

Margaux Koziel

Il suffit de leur parler de ce qui les concerne le plus : l’argent. J’ai appris à présenter une proposition en parlant avant tout d’argent, éventuellement du reste mais de manière très anecdotique car de toute façon on allait s’organiser avec mon service pour le développer. Il faut parler d’argent mais il faut aussi comparer avec quelque chose qu’ils connaissent. Faites toujours la comparaison avec l’hébergement, la restauration, ça aide de trouver des points communs pour leur permettre de comprendre, de visualiser. Ils ont l’impression que le client paye cher, ne comprennent pas qu’ils gagnent malgré tout si peu et imaginent que personne ne fait rien au spa !

Pour échanger avec votre direction, parlez de ce qui l’intéresse le plus : l’argent

Élise Roulon

Mon conseil est de systématiquement venir avec DES solutions. Ne proposez jamais à votre direction une seule solution, ils ne connaissent pas le spa, ça leur fait peur, il est préférable d’arriver avec plusieurs solutions pour pouvoir amorcer la discussion pour bien faire comprendre votre problématique et développer les différentes solutions.

L’ÉQUIPE, PORTEUSE DE L’IMAGE DU SPA

Florence Kowalski

Quand je travaillais pour la famille Rothschild à Megève, les équipes préparaient les plats et le chef étoilé faisait le dressage final. Juste avant que l’assiette ne parte pour la table du client, il y avait le contrôle du chef. Dans un spa de palace ou haut de gamme, on attend un niveau d’excellence qui soit le même que dans un restaurant étoilé ou celui d’un Meilleur Ouvrier de France, sauf qu’en spa, la manager n’est pas là pour surveiller le soin. En termes de management, cela oblige à développer de la confiance envers son équipe, la façon de la mettre en valeur, vous êtes obligé de croire en elles, ce sont elles qui sont porteuses du message, de l’image de l’établissement, il n’y a personne pour les contrôler… Ce qui fait le plus peur en tant que manager, ce sont les retours clients négatifs car cela met en difficulté, cela demande de développer des vraies facultés de transmission qui ne sont peut-être pas aussi importantes quand on manage dans d’autres univers.

Élise Roulon

Je n’ai pas fait toute ma carrière en spa et il y a de vraies différences. On ne peut pas taper du poing sur la table avec nos équipes, il faut leur faire comprendre et vite. Le plus facile, selon moi, est d’avoir un management participatif qui vous fera gagner du temps. Imposer, ça ne marche jamais et c’est encore plus vrai avec les jeunes générations. J’ai été praticienne, si on nous parle mal, si on ne nous prend pas en considération en tant que praticien, le soin s’en ressentira. Vous devez avoir une équipe extrêmement professionnelle et, pour ça, vous n’avez pas le choix, vous devez en prendre soin.

Margaux Koziel

On nous demande des résultats rapidement. Nous sommes là pour rentabiliser une affaire mais, pour y arriver, il faut qu’on puisse maîtriser tous les axes qui font partie du management et ça passe par les équipes. On doit être totalement polyvalente sur différentes tâches, on doit gérer l’administration, la comptabilité, les équipes, les formations, sans oublier le bien-être de nos clients. Nous n’avons pas le choix que de faire confiance à nos équipes, sachant que le temps de formation qu’on attribue est court, qu’on a peu de temps pour former personnellement et s’assurer du suivi des soins en cabine. Ce sont des choses que je mets en place au fur et à mesure pour avoir un meilleur regard sur ce qu’il se passe en cabine. Au quotidien, nous devons être ultra polyvalente, impossible d’être derrière la praticienne pour vérifier son travail. Je me retrouve donc totalement dans du management participatif, il y a une attente de la part des équipes, surtout les nouvelles générations qui ont besoin d’être reconnues, de se sentir considérées au sein de l’équipe, de prendre part réellement au développement du spa, c’est une confiance mutuelle qu’il faut instaurer pour avancer.

Pourquoi le spa peut faire de vous des managers exceptionnels ?

La solitude de la spa manager

Florence Kowalski

C’est un véritable challenge, quand on a besoin de cette confiance mutuelle, et d’une grande implication des équipes avec des spa praticiennes qui n’ont pas des salaires très élevés et qui n’ont pas la valorisation qu’elles mériteraient.

L’EMPATHIE, ESSENTIELLE MAIS AVEC DES LIMITES

Florence Kowalski

Le spa management développe chez les spa managers l’empathie, c’est-à-dire être capable de se mettre à la place des autres. Quand une personne de votre équipe a vécu un chagrin d’amour la veille, elle ne peut pas se cacher dans une réserve, bricoler un peu devant son ordinateur, se faire une pause-café, tout cela est impossible en spa. Quoiqu’il se passe dans sa vie, la spa praticienne doit être là, ici et maintenant, elle doit être ancrée, sinon la qualité de ses soins s’en ressentira.
Elle doit donc arriver à se débarrasser de ce qu’elle vit. La spa manager doit avoir de l’empathie tout en la reboostant : « Je comprends ce que tu vis, je ressens ce que tu traverses mais par contre, nous devons être capables d’aller en cabine maintenant ». Et on parle à des filles qui ont 20, 22 ans, pas à des personnes qui ont 35 ans et peut-être le recul pour réagir ainsi.

Élise Roulon

Nous n’avons pas le choix d’avoir de l’empathie, sinon on va braquer l’équipe et il ne se passera rien du tout. J’ai vécu à travers mes équipes plusieurs chagrins d’amour, et sur des jeunes filles, l’impact est important, il y a aussi les décès qui sont extrêmement délicats à gérer, des maladies très graves, des proches qui vivent les derniers jours de vie… Mais, malgré tout, il faut réussir à ce que la personne aille le mieux possible, le plus longtemps possible tout en s’organisant pour la libérer et trouver le juste équilibre organisationnel. Il est important de noter que les équipes vous en sont toujours très reconnaissantes. Il faut bien garder à l’esprit que le bien-être du client ne passera que par le bien-être de la praticienne.

Colette Audebert

La difficulté est de poser des limites à l’empathie, car cette personne que vous consolez un matin, peut-être que le lendemain vous devrez lui mettre un avertissement. C’est assez difficile de savoir jusqu’où il faut aller dans le réconfort pour qu’elle puisse aller en cabine, faire sa journée le plus correctement possible malgré ce qu’il peut se passer dans sa vie. Néanmoins, une fois la journée passée, il y en aura une autre avec d’autres choses à gérer. Votre équipe doit bien comprendre que vous êtes toujours là pour le travail malgré les aléas de la vie privée. Les choses peuvent aller très vite et les sanctions peuvent succéder au réconfort.

La difficulté est de poser des limites à l’empathie

Florence Kowalski

Il y a une urgence à remettre la praticienne d’équerre pour qu’elle parte en soin mais il faut qu’elle comprenne que ce n’est pas parce que vous avez de l’empathie que tout passera. Dans d’autres secteurs, certaines personnes sont dans une grande détresse pendant des jours, voire des semaines, c’est inimaginable en spa.

Élise Roulon

Ça se joue aussi lors de l’entretien, j’essaye de faire attention à bien définir les valeurs, l’implication de la personne pour anticiper les choses et ne pas être prise au dépourvu, qu’elle se sente véritablement concernée par l’entreprise. À partir du moment où on a la chance que la praticienne vienne travailler malgré ce qu’il peut se passer dans sa vie, c’est déjà gagné, après il suffit de l’aider un peu, de l’accompagner et de faire preuve d’empathie.

Pourquoi le spa peut faire de vous des managers exceptionnels ?

Spa manager : personne multi-tâches

Colette Audebert

Le fait que la spa praticienne fasse l’effort de venir malgré tout, d’avoir le sourire, de s’occuper de ses clients comme à l’habitude avec la même qualité de service, forcément, plus on voit d’efforts dans la difficulté et plus on a envie de se mettre en quatre quand il y a des soucis et qu’il faut les arranger.

LA GESTION DES ARRÊTS DE MALADIE : NE PAS S’ÉNERVER !

Margaux Koziel

On donne, on donne et quand c’est nous qui avons besoin, il n’y a pas forcément le retour ! Les arrêts maladie sont parfois compliqués à gérer, surtout quand c’est répétitif. Nous avons tous du travail, des soucis passagers ou chroniques, mais nous devons être efficaces dans le travail et il faut arriver à construire une « barrière » au moment où on passe la porte au travail pour être dans ce que l’on fait, sinon le client le ressentira.

Florence Kowalski

Le métier du spa est physique, on ne peut pas être à moitié sur des soins, ça se sent tout de suite, le métier n’est pas très rémunéré avec malgré tout une exigence extrêmement forte. Parfois, il y a des arrêts maladie, je connais des spa managers qui passent leur temps à gérer des arrêts maladies…
Dernièrement, j’ai eu un arrêt maladie d’une semaine qui correspondait à la semaine de vacances que la praticienne avait demandée et que j’avais refusée car nous étions en plein dans les vacances scolaires étrangères. Comment réagir ? On prend sur soi et on essaye de trouver des solutions.

Colette Audebert

Les arrêts maladie, c’est un vrai sujet qui nous anime tous. Mon chef actuel m’a donné une astuce, quand je sens que ça commence à monter : il faut retirer dans la minute toutes les émotions négatives qui tournent en boucle pour penser à l’intérêt du site. C’est-à-dire qu’en pensant à l’intérêt du site, vous enlevez la colère de l’employée, votre propre colère et vous vous dites de manière très simple : « Quel est le bon chemin à prendre pour l’intérêt du spa ? » et très facilement, la solution arrive.
Voici un exemple : quelqu’un de l’équipe vient dans mon bureau et me demande pour une raison personnelle une journée précise. Impossible, la dernière fois que je l’ai fait, j’en ai entendu parler pendant une semaine.
– « Comment ça, vous refusez de me donner ma journée ? »
– « Oui, c’est ce que je vous dis. »
– « Dans ce cas, je me mets une semaine en arrêt maladie ! »
– « Vous n’avez qu’à en prendre deux », lui dis-je totalement hors de moi !
Je vois tout de suite que cette situation n’allait pas s’arrêter et donc je me suis dit : « Pense à l’intérêt du site ».
Je me suis rassise car je m’étais levée d’énervement et je lui ai dit : « Asseyez-vous on va trouver une solution. Et nous nous sommes arrangés alors que ça aurait pu déraper… »

Si vous ne me donnez pas ma journée, je me mets en arrêt maladie !

Florence Kowalski

Il y a quand même peu d’endroits où on se dit qu’il faut bien penser à l’intérêt supérieur du lieu. C’est une belle qualité de manager de prendre ce recul par rapport aux émotions.

Margaux Koziel

J’ai l’habitude de prendre beaucoup de recul, d’intérioriser, je préfère être dans l’analyse de la situation et faire « un debrief » plutôt après avec tous les critères pour me dire : « Sur le coup, j’aurais réagi comme ça, mais à la réflexion il faudrait faire ça ». Attention, ce temps de réflexion doit être relativement court mais, d’expérience, ça permet vraiment de prendre les bonnes décisions sans se précipiter. Il faut savoir rester de marbre, rester zen en cas de difficulté et c’est un travail de tous les jours. Il faut prendre une ou deux claques avant de trouver le juste milieu où la discussion s’arrête car on ne peut pas toujours débattre.

Colette Audebert

Dans le management participatif, la participation a ses limites.

Florence Kowalski

Vous connaissez sans doute l’histoire de cette spa manager tellement sympa qu’elle donnait ses congés à tout le monde, à tel point qu’elle n’en prenait jamais ! C’est un trait de caractère que développe le spa, prendre du recul ce n’est pas naturel.

Colette Audebert

Au fur et à mesure de mon expérience en spa, j’ai développé mon côté empathique. Ma dernière expérience a été spa manager au spa du Shangri-La. Lorsque je croisais dans les couloirs des collègues, eux-mêmes chefs de service, ils me demandaient si aujourd’hui j’avais bien papouillé ? Ce qui m’a peinée énormément, c’est qu’en plus de me battre pour tout ce qu’on vient de citer en termes de RH, de techniques, de formation, de gestion de stocks…, je devais aussi me battre pour poser ma place en tant que chef de service, tout ça parce que j’étais dans le monde de l’esthétique, de la beauté et du bien-être ! Et je suis partie. Aujourd’hui, je continue de me battre pour tout ce que l’on vient de citer, mais pas sur le fait que je sois responsable, chef de service et que je gère 25 personnes ! J’avais besoin de ça et cet a priori je n’avais pas réussi à l’imposer dans le monde du spa où je travaillais…

LE MANAGEMENT DE L’ÉQUIPE

Colette Audebert

J’essaye d’être juste, j’essaye de faire bouger les choses tout en tenant compte de ce qui a déjà été fait et j’augmente les salaires, sans oublier la formation.

Margaux Koziel

Fédérer les équipes passe aussi par la valorisation, leur donner de l’importance, il faut se sentir considéré dans le travail qu’on accomplit chaque jour, savoir pourquoi on vient travailler et savoir que le travail que l’on fait est reconnu, tout simplement. Être dans un management participatif, lancer des challenges, des primes, même s’il y a un objectif à atteindre ça permet de fédérer, motiver et inciter l’équipe à nous suivre.

Pourquoi le spa peut faire de vous des managers exceptionnels ?

Oui au management participatif

Élise Roulon

Colette en a parlé et c’est un mot que mes équipes reprennent souvent : « Juste ». Il faut vraiment essayer d’être le plus juste possible, c’est comme ça que l’équipe donnera le meilleur d’elle-même. Il faut avoir deux vitesses de management : manager globalement l’équipe et manager chaque personne individuellement en ayant trouvé le levier pour la motiver personnellement : du temps passé ensemble, des challenges, des formations, déléguer, travailler avec elle et malheureusement le salaire est la dernière chose sur laquelle nous ayons la main, donc il faut vraiment trouver d’autres leviers.
Il est important de savoir trouver le bon levier et savoir évoluer car les personnes changent. Il faut donc savoir donner et apporter un service personnalisé à ses équipes.

Il faut manager l’équipe et aussi chaque personne individuellement

Colette Audebert

Voici une maxime de St Exupéry : « Pour faire construire un bateau à tes hommes et à tes femmes, ne leur donne pas des ordres, ne leur donne pas du bois, mais fait naître dans leur cœur le désir de la mer ». Je crois que c’est ce que j’essaye de faire.

Spa manager = Super pompier

Élise Roulon

Problème technique, d’équipe, avec un client, dans tous les cas, la spa manager est la seule personne qui va trouver la solution. Et petit à petit, vous allez former votre équipe à réagir de la manière que vous estimez la meilleure, car l’objectif est que le problème, quel qu’il soit, soit réglé dans le spa, qu’il ne remonte pas dans un autre service.

CONSEILS À UNE SPA MANAGER

Florence Kowalski

La formation de spa manager, c’est une chose, mais ce qui est important, c’est l’expérience. Le management s’apprend sur le tas. Surtout ne vous laissez pas impressionner par des gens qui pensent être manager dès le départ car ça s’apprend.

Margaux Koziel

Soyez persévérante parce qu’effectivement on ne naît pas manager, chacun a peut-être des aptitudes plus ou moins développées au départ pour se lancer dans ce métier, mais rien ne remplace l’expérience, le terrain, vivre des situations difficiles qui forgent le caractère, qui permettent d’avancer, d’évoluer dans la façon dont nous manageons au quotidien, que ce soit les équipes ou toutes les tâches du quotidien, et de déterminer notre seuil de tolérance. Il ne faut pas vous décourager au moindre obstacle car il y en aura beaucoup. Prenez confiance en vous, en vos capacités. Quand on se lance dans cet univers, c’est qu’il y a une réelle motivation, et on a l’intime conviction qu’on est faite pour ça mais ça ne se fait pas en un jour, ça prend du temps, et peut être encore plus pour certaines personnes, mais ça vaut le coup de s’accrocher.

Colette Audebert

Ça me prendra toute ma vie, et en même temps c’est la discipline la plus complexe mais la plus enrichissante que je connaisse. On ne gère pas une équipe parce que c’est une opportunité de carrière mais parce qu’on a une certaine bienveillance quoiqu’il arrive vis-à-vis des gens avec lesquels on travaille et, à un moment, on les fait grandir d’une manière ou d’une autre. C’est la ligne de fond qu’il faut toujours garder en tête. Et si on perd ça, je crois que le métier est trop dur et il faut se poser les bonnes questions.

Élise Roulon

Il faut aimer les gens, apprécier vraiment ce côté empathique, l’humain prend une grande partie de notre temps.

Florence Kowalski

Il faut arrêter de chercher des moutons à cinq pattes car il n’existe pas !

Colette Audebert

Il faut aimer ou accepter les gens, savoir développer ses qualités, atténuer ses faiblesses et savoir faire évoluer la machine tous ensemble. La chef d’équipe construit une équipe et elle n’a pas que des perles à placer les unes à côté des autres mais elle utilise chaque perle judicieusement.

Florence Kowalski

Vous devez être bilingue anglais, vous devez avoir un taux de revente au moins de 15 %. Il n’y a pas de mystère, si vous cherchez la perle systématiquement, et bien vous passerez votre vie à faire du recrutement ! Concentrez-vous sur la façon de faire grandir votre équipe. Identifiez la pépite et aidez-la, vous irez loin grâce à elle.

Colette Audebert

Il est important aussi d’accepter de se tromper, de reconnaître ses erreurs pour se remettre en question et apprendre pour la prochaine fois.

Élise Roulon

La persévérance est une qualité essentielle avec la tolérance que nous avons envers nos équipes. Et la patience, il en faut beaucoup. Ce n’est pas parce que vous êtes la responsable du service que vous devez tout absorber, vous ne vous en sortirez pas ainsi. Voici une astuce, la cohérence cardiaque, il s’agit de la technique de respiration la plus basique, la plus simple, accessible à tous. Moi, ça m’a sauvé la vie en tant que spa manager, à un moment où j’en avais plein la tête avec des semaines de 70 heures pendant plusieurs années. Mais, intégrant la cohérence cardiaque dans ma vie, j’ai réussi à faire plus facilement mes heures. Ça permet de mettre le bien-être au centre de tout, pour nos équipes, pour nous. Je l’ai transmis à mes équipes et ça leur a fait énormément de bien. Elles m’ont dit que grâce à ça, elles prenaient les choses de manière beaucoup plus soft avec plus de recul.

Ce n’est pas parce que vous êtes la responsable du service que vous devez tout absorber

Florence Kowalski

La cohérence cardiaque, c’est le fait de ralentir son rythme cardiaque en suspendant, en bloquant sa respiration, c’est une technique yogique. On l’utilise beaucoup en montagne lors des soins signatures, car avec l’altitude, il y a moins d’oxygène. L’idée est de respirer beaucoup plus lentement pour intégrer à chaque fois beaucoup plus d’oxygène en une seule inspiration. Vous respirez sur deux temps et vous suspendez pendant deux temps et vous expirez, les effets sont extrêmement apaisants.

Colette Audebert

Voici un livre : « Ces filles sympas qui sabotent leur carrière » paru chez Marabout. Il reprend quelques poncifs qu’on nous a inculqués ou qu’on s’est imposés et qui écrits noir sur blanc, sont flagrants et criants de vérité quand on est une femme.

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